Акт расхождения – неотъемлемая часть работы в сфере оборота алкогольной продукции. Он является важным документом, который оформляется в Единой государственной автоматизированной информационной системе (ЕГАИС) для фиксации факта несоответствия количества алкогольной продукции, указанного в документации, и реально наличествующих на складе или в торговом зале единиц товара.
Акт расхождения в ЕГАИС должен быть составлен и оформлен в соответствии с требованиями, установленными в законодательстве. Он служит для обеспечения прозрачности и контроля в сфере алкогольного бизнеса, а также помогает предотвратить необоснованные потери и злоупотребления.
Для оформления акта расхождения в ЕГАИС необходимо следовать определенной инструкции:
1. Определите причину возникновения расхождения. Это может быть факт утраты товара, его порча, срыв срока годности и т.д.
2. Укажите номер и дату составления акта, а также данные предприятия, на складе которого произошло расхождение.
3. Детально запишите описание алкогольной продукции, включая ее название, артикул, объем, стоимость, срок годности и другие характеристики.
4. Приведите данные об объеме алкогольной продукции, указанной в первичной документации, а также фактический объем, выявленный при инвентаризации.
5. Опишите принятые меры по устранению расхождения или предотвращению его повторного возникновения.
Обратите внимание, что официальный шаблон оформления акта расхождения предоставляется в ЕГАИС. Вам необходимо будет правильно заполнить соответствующие поля и сохранить документ в системе.
Что такое ЕГАИС акт расхождения?
ЕГАИС акт расхождения представляет собой своеобразный отчет, который подготавливается и подписывается уполномоченным сотрудником организации по работе с ЕГАИС. Данный документ передается в органы контроля и надзора, которые ведут учет и контроль за оборотом алкогольной продукции.
Основная цель ЕГАИС акта расхождения – это документальное подтверждение факта несоответствия данных, зафиксированных в системе ЕГАИС, реальному наличию алкогольной продукции на складе или при продаже. Такой акт является основой для решения оперативных вопросов по выявлению и устранению расхождений между данными системы ЕГАИС и действительностью.
При составлении ЕГАИС акта расхождения необходимо указывать следующую информацию:
- Наименование и адрес организации;
- Дату составления акта;
- Наименование алкогольной продукции, которая не соответствует данным системы ЕГАИС;
- Причины возникновения расхождений;
- Способы решения возникшей ситуации по устранению расхождений;
- Подписи и реквизиты уполномоченных лиц;
- Примечания и комментарии, если необходимо.
Важно отметить, что ЕГАИС акт расхождения должен предоставляться в установленные сроки и строго в соответствии с требованиями законодательства. Несвоевременное или неправильное составление акта может повлечь за собой штрафные санкции, проведение проверок и привлечение к административной ответственности.
Инструкция по оформлению акта расхождения
- Заголовок акта. Вверху страницы необходимо указать название документа – "Акт расхождения".
- Данные о предприятии. Напишите название организации, ее юридический и фактический адреса.
- Данные о проверяемом складе. Укажите название склада, его адрес и идентификатор в системе ЕГАИС.
- Дата и время проверки. Запишите точную дату и время начала и окончания проверки.
- Сведения о лицах, присутствующих при проверке. Укажите ФИО и должность лиц, присутствующих при проверке, а также сведения о поверке используемых приборов.
- Описание расхождения. Детально опишите обнаруженное расхождение между фактическим количеством алкогольной продукции на складе и данными в системе ЕГАИС. Укажите, какие конкретно товары отсутствуют или присутствуют в недостаточном количестве.
- Причины и обстоятельства. Опишите причины возникновения расхождения, а также дополнительные обстоятельства, которые могли повлиять на данную ситуацию.
- Предпринятые меры. Укажите, какие меры были предприняты для устранения расхождения и предотвращения подобных ситуаций в будущем.
- Подписи и печати. Получившиеся акт расхождения должны быть подписаны ответственными лицами, присутствовавшими при проверке, а также приложены их печати.
Не забывайте, что акт расхождения должен быть составлен по строгим правилам и содержать только достоверную информацию о выявленных расхождениях. Он является важным документом, который может потребоваться при взаимодействии с контролирующими органами и проведении аудитов.
Фото примера акта расхождения
Для наглядности и лучшего понимания процесса оформления акта расхождения в ЕГАИС, приведем ниже фото примера акта расхождения:
- На первой странице акта расхождения указываются общие сведения о документе, например, его номер, дата составления и название организации.
- Далее следует таблица, в которой указываются детали расхождения между фактическими данными и данными в ЕГАИС. В таблице указывается товар, его код, единица измерения, количество и причина расхождения.
- После таблицы следует раздел, где подробно описывается причина возникновения расхождения и принятые меры по его устранению.
- На последней странице акта расхождения размещается подпись ответственного лица и дата составления акта.
Это только пример оформления акта расхождения. При оформлении акта важно придерживаться требований и инструкций, установленных в законодательстве и регламентах.
Основные требования к оформлению акта расхождения
1. Наименование документа: акт расхождения.
2. Дата составления акта. Она должна быть указана прописью и цифрами в соответствии с общими требованиями к датировке документов.
3. Место составления акта. Необходимо указать место составления акта расхождения – город, область, улицу, номер здания.
4. Составители акта. Указывается ФИО, должность и место работы лиц, составивших акт расхождения. Необходимо также указать, в каком качестве и на каком основании они составили данный акт.
5. Информация о лицах, участвующих в акте. Указываются ФИО, паспортные данные и место жительства всех лиц, участвующих в акте расхождения.
6. Причины и основания составления акта. Необходимо детально описать причины и основания, которые послужили основанием для составления акта расхождения.
7. Описание расхождения. В акте расхождения необходимо подробно описать все выявленные расхождения, указать их характеристики и количество.
8. Заключение. В конце акта составители должны привести заключение, в котором указывается, что акт расхождения составлен с соблюдением всех требований и информация в нем является достоверной.
9. Подписи и печати. Акт расхождения должны подписать все составители, а также участники акта, если это необходимо. Кроме того, необходимо поставить печати организаций, на которые составители акта работают.
| № | Наименование пункта | Описание требования |
|---|---|---|
| 1 | Наименование документа | Акт расхождения |
| 2 | Дата составления акта | Указывается прописью и цифрами |
| 3 | Место составления акта | Указывается город, область, улица, номер здания |
| 4 | Составители акта | Указывается ФИО, должность и место работы составителей |
| 5 | Информация о лицах, участвующих в акте | Указывается ФИО, паспортные данные и место жительства участников |
| 6 | Причины и основания составления акта | Детальное описание причин и оснований |
| 7 | Описание расхождения | Подробное описание всех выявленных расхождений |
| 8 | Заключение | Указывается, что акт составлен с соблюдением требований |
| 9 | Подписи и печати | Подписи и печати составителей и участников акта |
Шаблон оформления акта расхождения
Ниже представлен шаблон оформления акта расхождения в соответствии с требованиями ЕГАИС:
- Наименование организации: [Укажите наименование вашей организации]
- Адрес склада: [Укажите адрес склада]
- Дата составления акта: [Укажите дату составления акта]
- Номер акта: [Укажите номер акта]
- ФИО сотрудника, подписавшего акт: [Укажите ФИО сотрудника]
- Основание для составления акта: [Укажите основание для составления акта]
В таблице ниже необходимо указать информацию о расхождениях:
| № п/п | Наименование алкогольной продукции | Единица измерения | Количество по документам | Фактическое количество | Расхождение |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | [Укажите наименование продукции] | [Укажите единицу измерения] | [Укажите количество по документам] | [Укажите фактическое количество] | [Укажите расхождение] |
| 2 | [Укажите наименование продукции] | [Укажите единицу измерения] | [Укажите количество по документам] | [Укажите фактическое количество] | [Укажите расхождение] |
| 3 | [Укажите наименование продукции] | [Укажите единицу измерения] | [Укажите количество по документам] | [Укажите фактическое количество] | [Укажите расхождение] |
| 4 | [Укажите наименование продукции] | [Укажите единицу измерения] | [Укажите количество по документам] | [Укажите фактическое количество] | [Укажите расхождение] |
В конце акта расхождения необходимо указать причины расхождений и меры, принимаемые для устранения расхождений.
Обратите внимание, что все поля акта должны быть заполнены корректно и полностью. Необходимо сохранить оригинал акта расхождения и предоставить его по требованию контролирующим органам.
Как правильно заполнить акт расхождения?
Ниже приведена таблица, в которой описаны основные поля акта расхождения и их заполнение:
| Поле | Описание | Пример |
|---|---|---|
| Дата составления акта | Указывается дата составления акта расхождения | 01.01.2022 |
| Номер акта | Уникальный номер акта расхождения | АР-0001 |
| Наименование организации | Указывается наименование организации, у которой обнаружено расхождение | ООО "Алкоголь" |
| Юридический адрес | Указывается юридический адрес организации, у которой обнаружено расхождение | г. Москва, ул. Ленина, д. 1 |
| Контактное лицо | Указывается контактное лицо, ответственное за составление акта расхождения | Иванов Иван Иванович |
| Описание расхождения | Детальное описание обнаруженного расхождения | Обнаружено расхождение в количестве бутылок водки |
| Подпись ответственного лица | Подпись ответственного лица, составившего акт расхождения | Подпись Иванова И.И. |
Обратите внимание, что акт расхождения должен быть заполнен четко и внимательно. При заполнении акта рекомендуется использовать шаблон оформления акта расхождения, чтобы обеспечить единообразие документации.
Что делать после оформления акта расхождения?
После того, как акт расхождения был оформлен, необходимо выполнить несколько следующих шагов:
- Сохранить пронумерованные экземпляры акта. Заводить акты расхождения в электронной форме запрещено. Все оформленные акты должны быть напечатаны на бумаге и подписаны уполномоченными лицами.
- Передать копию акта расхождения в орган, ответственный за контроль и надзор в сфере алкогольной продукции.
- Провести реестрацию акта расхождения в системе ЕГАИС. Для этого необходимо внести соответствующую информацию в электронное приложение системы.
- Связаться с поставщиком алкогольной продукции и уведомить его о возникшем акте расхождения. Описать суть проблемы и предоставить подтверждающие документы.
- Предоставить копию акта расхождения контролирующему органу. Контролирующий орган может запросить у вас дополнительные документы или провести проверку.
- Принять меры для исправления расхождения. В зависимости от характера и объема расхождения, вы можете выбрать различные пути решения проблемы - возврат товара, реконсиляция, уплата неустойки и т. д.
- Следить за соблюдением сроков исправления расхождения. В случае, если расхождение не будет исправлено в установленный срок, поставщик будет обязан уплатить неустойку. Контролировать исправления можно через систему ЕГАИС.
Итак, после оформления акта расхождения необходимо сохранить его, передать копию в органы контроля, зарегистрировать в системе, связаться с поставщиком, предоставить копию контролирующему органу и принять меры для исправления расхождения. Убедитесь, что все действия выполняются в соответствии с требованиями законодательства и правилами учета алкогольной продукции.